Objetivo:
El objetivo del artículo es proporcionar un paso a paso del proceso de firma de documentos en Buk para los colaboradores o usuarios de la plataforma. Este proceso detalla desde la recepción de notificaciones de firma hasta la visualización de la firma electrónica y el código QR para autenticación, de modo que se pueda brindar una comprensión completa del procedimiento.
Alcance / Limitaciones:
Este artículo está dirigido a los colaboradores de la plataforma. En caso de enfrentar problemas con el acceso a la misma, te recomendamos que te comuniques con el administrador de la plataforma, el departamento de Recursos Humanos o el Equipo de Personas. Ellos podrán revisar internamente la gestión de tus credenciales y brindarte la asistencia necesaria para resolver cualquier inconveniente.
Proceso:
En Buk, tendrás la posibilidad de firmar tus documentos electrónicamente. El proceso se inicia con una notificación de firma que se enviará cuando el administrador de la plataforma en Buk requiera tu firma en un documento específico. En ese momento, recibirás una notificación en tu correo personal con el asunto "Necesitamos tu firma para un documento". Desde allí, podrás acceder a tu cuenta de Buk al hacer click en el botón "Firma Aquí" o "Firmar".
Una vez que hayas iniciado sesión en Buk, se mostrará una ventana que presenta el documento que tu empresa requiere que firmes. Para continuar, simplemente ingresa tu contraseña de inicio de sesión en Buk en el campo correspondiente (en el caso que tengas SSO habilitado en la plataforma no te requerirá la contraseña), luego presiona el botón "Continuar" para proceder con la firma del documento.
En la siguiente etapa, el sistema te solicitará que elijas un método para recibir el código de seguridad, que es el factor de doble autenticación. Podrás optar por recibirlo a través de correo electrónico o Mensaje de texto (SMS).
Ten presente que si en las configuraciones del perfil normal lo tienes configurado de esta manera, el colaborador podrá editar su número telefónico directamente desde este modal en la sección de "Editar mi teléfono", en caso contrario, el mensaje dirá "Contacta a tu administrador".
Una vez que hayas seleccionado la opción preferida, recibirás el código correspondiente. Si no recibes el código en unos minutos, puedes hacer click en la opción "Enviar un nuevo código" para que el sistema te lo envíe de nuevo. Ingresa el código recibido en la casilla correspondiente y pulsa "Firmar Documento" para completar el proceso.
Correo electrónico:
Mensaje de Texto (SMS):
Una vez listo, el sistema te notificará el éxito del proceso.
Por último, al hacer click nuevamente en el documento, podrás visualizar tu firma electrónica, la fecha y hora en que se realizó, así como un código QR que permite autenticar la firma de manera rápida y sencilla.
Palabras Clave:
Firma, colaborador, flujo, paso a paso, QR, código, correo electrónico, SMS, notificar, notificación, contrato.
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