Objetivo:
El objetivo de este artículo es brindar información sobre la creación, edición y asignación de perfiles de un usuario de forma individual, de esta manera, podrás conocer el paso a paso ilustrado de cómo realizar el procedimiento en la plataforma de forma exitosa y guiada.
Alcance / Limitaciones:
Esta información abarca el proceso de carga de colaboradores de manera individual en la plataforma. Incluye instrucciones para la creación de perfiles y la inserción de campos obligatorios. También se describe cómo elegir roles para los usuarios y configurar el idioma preferido. Este artículo y los procesos indicados se dirigen especialmente a los clientes de Buk Capacitaciones que deseen conocer los procesos relacionados a la gestión de sus usuarios en la plataforma.
Proceso:
Puedes cargar los colaboradores de manera individual con simples pasos. Para hacerlo, deberás ir a "Centro de datos" y dando clic en "Usuarios".
Cabe destacar que la creación manual de usuarios solo es posible si tienes contratado el LMS de forma independiente. Si tienes contratados otros módulos de Buk, como Remuneraciones, los datos de tus colaboradores se sincronizarán diariamente a las 9:00am (Chile).
En la visual "Listado de usuarios" podrás:
- Agregar Nuevo.
- Suplantar
- Editar.
- Eliminar.
- Crear contraseña.
Ahora bien, para agregar un usuario deberás hacer clic en "Agregar Nuevo" y en la sección "Perfil" deberás completar la información correspondiente siendo importante que, si se desea agregar algún campo como Departamento, Unidad Operativa, cargo, centro de costos u otros datos, que no son los básicos como "Nombre", "Apellido", "Identificador", "Rol" y "Nacionalidad", estas categorías se deben crear en las "Configuraciones Generales" dando clic en "Categorías Customizadas" y luego en "Colaboradores". Una vez creadas, esas categorías aparecerán en la vista "Perfil", para poder rellenar esos datos.
Hay ciertos datos obligatorios para rellenar en esta vista, por lo cual, al no estar completados la plataforma no te dejará avanzar. Estos datos son los siguientes:
- Identificador.
- Pertenece a.
- Nombre.
- Apellido.
En el campo de "Pertenece a" debes ingresar a la división a la cual el usuario creado forma parte. En este caso se debe aclarar que los usuarios deben ser asignados a áreas o sub áreas que no tengan divisiones dentro de estas.
En el caso de haber creado alguna categoría customizada para los colaboradores, también sería un campo obligatorio a rellenar siempre y cuando se haya configurado como obligatorio en las configuraciones generales.
También es importante resaltar que si el usuario a cargar va a estar activo en la plataforma se debe mover hacia la derecha el botón activo que aparece debajo del campo Identificador.
Con respecto a los Roles, dentro de la plataforma contamos con los siguientes:
- Super Admin: El usuario con este rol podrá tener acceso y customizar todas las vistas dentro de la plataforma, regularmente la persona con el Rol de Super Admin es el implementador de Onboarding .
- Administrador: Las personas con el rol de Administrador, pueden tener acceso a muchas vistas dentro de la plataforma, subir y editar cursos, editar la vista del colaborador, ver el avance de todos los integrantes de la plataforma, la única diferencia que tiene el rol Administrador con respecto al Rol Super Admin, es que en las configuraciones Generales, su menú se reduce solo a editar su perfil y visualizar su progreso dentro de la plataforma, es decir, no puede hacer customización de la plataforma con respecto al diseño y los colores.
- Administrador Limitado: Este rol tiene las mismas atribuciones que el anterior, con la excepción de que solo puede acceder a la información de la división a la cual pertenece.
- Jefe: El alcance de este rol se reduce al poder ver el progreso personal y del equipo que tenga asociado como sus subordinados. Este rol no puede customizar ni agregar cursos dentro de la plataforma.
- Estudiante: Los colaboradores con este rol, solo pueden ver su progreso y los cursos obligatorios y opcionales que estén en su ambiente. Este Rol no puede customizar ningún aspecto dentro de la plataforma.
- Relator externo: El usuario con este rol solo puede ingresar al LMS para relatar un webinar, mas no tiene acceso a otro tipo de información. Suele asignarse a personas externas a la empresa.
Es importante destacar que los roles Súper Administrador, Administrador y Administrador Limitado, no se asignan desde esta sección, sino que el usuario debe crearse como Estudiante o Jefe y luego, en el botón "Administradores" dentro de "Mi cuenta", se les cambia el rol.
Una vez definida la información en la pestaña "Perfil", podrás establecer la Cuenta. En esta se ingresa el nombre de usuario del colaborador, su e-mail, el idioma y la zona horaria.
Con respecto a la configuración del idioma, se puede seleccionar español, inglés o portugués. Para español tenemos 4 tipos de español: México, Chile, Perú y Colombia. En caso de no configurar el idioma, el usuario hereda el idioma del tenant.
Por otra parte, si deseamos cambiar la contraseña de algún usuario, es posible hacerlo desde la plataforma. Sin embargo, es un paso opcional porque si en vez de agregar a un usuario, estás editando uno ya creado desde una carga masiva, la plataforma asocia que la contraseña de ese usuario es el Rut sin el guion ni el dígito verificador.
Para finalizar deberás hacer clic en "Crear y Editar".
Por otro lado, para clientes que tengan activa la extensión "Constancias SIRCE", la cual es una herramienta que permite el cumplimiento de los requisitos establecidos por la Secretaría del Trabajo y Previsión Social de México, luego de hacer clic en "Crear y Editar", aparecerá una cuarta pestaña en la parte superior, llamada "Constancias SIRCE".
Con esta pestaña se despliega un formulario con la información que se debe completar del colaborador para, posteriormente, descargar los certificados DC3 y DC4 correspondientes.
En caso de tener el LMS sincronizado con otros módulos de Buk, el campo "CURP" viene por defecto, pero los demás deben completarse manualmente.
Módulos Requeridos:
- Base: Gestión de personas esencial.
- Módulos: Capacitaciones.
Palabras Claves:
LMS, capacitaciones, Buk Capacitaciones, cambiar usuario, perfil usuario, crear usuario, Constancias SIRCE.
También te puede interesar:
Recuerda, si necesitas ayuda puedes contactarnos a través de nuestros canales de atención, ¡Felices te ayudamos!
