Objetivo:
Mostrar cómo los colaboradores tienen la capacidad de aprobar o rechazar la modificación de marcas. Esta funcionalidad brinda mayor flexibilidad y transparencia en el proceso de registro de asistencia, mejorando la comunicación entre colaboradores y administradores.
Alcance / Limitaciones:
Activar esta función es posible únicamente para el administrador del módulo de Control de Asistencia.
La funcionalidad que se presenta en este artículo aplica para colaboradores contratados por tu organización, no considera dentro del flujo de aprobación a colaboradores sub-contratados y/o artículo 22.
Mayor Interactividad: Este flujo permite a los colaboradores recibir notificaciones por correo electrónico cada vez que se altera su registro de marcación. Los colaboradores podrán aprobar o rechazar estos cambios directamente desde el correo electrónico, sin necesidad de acceder al sistema.
Transparencia en el Proceso: Los colaboradores pueden revisar y validar la información registrada, garantizando que la asistencia refleje con mayor precisión su presencia en el lugar de trabajo.
Definiciones:
Listado de términos que varían según país.
- Recinto: Lugar de trabajo
- Nómina: Listado de colaboradores
- RUT empresa: Rol único tributario, sirve como código de identificación de empresas. RUC (Pe), NIT (Co), RFC Empresa (Mx).
- RUT (personal): Número de documento de identidad. DNI, RFC, NIT.
Sustento Legal y Aplicaciones:
Dictamen ORD. N°2927/58 de la Dirección del Trabajo, numeral 3.9.4:
3.9.4-. Procedimiento de modificación, reemplazo o agregado de marcaciones… deberá seguir el siguiente procedimiento:
a) Se realiza la modificación a la marcación original.
b) El sistema automáticamente envía un correo electrónico a la cuenta personal del trabajador o trabajadores…
c) El dependiente tendrá 48 horas para oponerse a la medida, respondiendo también por correo electrónico.
d) Si transcurridas las 48 horas señaladas el trabajador no se hubiera opuesto a la modificación o nueva marcación, ésta se consolidará para los efectos del cálculo de la jornada, diario o semanal.
e) Si dentro del lapso de 48 horas siguientes al envío del correo electrónico el dependiente se opusiera a la acción, se entenderá que rechaza la fórmula propuesta y la marca permanecerá en su estado original.
Proceso en Plataforma Individual:
Como administrador del módulo debes ingresar a la tarjeta de asistencia del colaborador al cuál le quieres realizar cambios, ubicar la marca que deseas modificar o las fechas donde se requiere crear registros nuevos.
La opción de "Editar marcas" despliega un recuadro al centro de la pantalla para ver todas las marcas del día, la posibilidad de editarlas respetando el orden lógico entrada/salida y el requerimiento de especificar un "Motivo del cambio" desde un listado de opciones.
Además un mensaje que especifica el plazo de 48 horas que tiene el colaborador para responder a esta modificación antes de que se apruebe automáticamente.
Guardados los cambios, la tarjeta de asistencia mostrará un mensaje en la parte superior, indicando que existen marcas en espera de respuesta.
Haciendo clic en ese mensaje se mostrará una tabla con el historial de cambios detallando todas las marcas que han pasado por este flujo de aprobación
Al momento de crear/modificar/eliminar una marca se envía un correo electrónico al colaborador, pidiendo su respuesta. Luego de aprobar el cambio se genera un sustento de confirmación y un nuevo comprobante de registro de marcación.
| Confirmación de respuesta. Aprobación de cambios | Confirmación de respuesta: Rechazo de cambios |
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Comprobante de marcación indicando el caso: registro manual, modificación de marca o eliminación de marcas
¡OJO! Todos los registros de marcación modificados se mostrarán en la tarjeta de asistencia como marcas manuales.
Consideraciones por País:
- Chile: Disponible
- Colombia: No Disponible
- México: No Disponible
- Perú: No Disponible
Módulos Requeridos:
- Módulos: Control de Asistencia
Configuraciones Generales Necesarias o Asociadas:
Para activar esta función, nos ubicamos en la opción "Ficha de Recinto" en el menú lateral. El usuario administrador del módulo podrá ver la opción "Editar".
Dentro de la configuración del recinto, debemos dirigirnos a la sección "Notificaciones".
Luego, activamos la opción "Flujo de Aprobación de Marcas" y hacemos clic en Siguiente para terminar el proceso de edición y guardar los cambios.
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Palabras Claves:
Flujo, marcas, aprobación, DT
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