Objetivo:
El propósito principal de este artículo es proporcionar a los administradores o a los perfiles responsables de configurar y gestionar solicitudes de ausencia, la capacidad de manejar dichas solicitudes, ya sea ingresándolas, aprobándolas o rechazándolas, en base a las configuraciones predefinidas. Este proceso se llevará a cabo directamente desde las fichas de los colaboradores, para llevar un seguimiento eficaz.
Asimismo, se subrayará la importancia de ajustar estos flujos de acuerdo con las regulaciones laborales específicas de cada país y empresa, tal como se ilustra en los casos de Chile, Colombia y Perú. Y se proporcionará una guía completa, destacando tanto los beneficios como las limitaciones inherentes al sistema.
Alcance / Limitaciones:
El sistema de flujo de aprobación de permisos en Buk ofrece múltiples modalidades que se adaptan a diversas metodologías de trabajo en empresas las cuales permiten personalizar el proceso de aprobación según sus necesidades y estructura organizativa. Por otra parte, la plataforma considera las diferencias legales y normativas de cada país, permitiendo que los colaboradores soliciten diferentes tipos de ausencias según su ubicación, como "Licencias" o "Incapacidades". Esto garantiza la adecuación a los marcos legales locales.
Ten en cuenta que al establecer tu flujo de aprobación a través de la sección "Administración" en "Parámetros Generales", se determina una estructura específica para el envío de notificaciones. No obstante, si deseas que las notificaciones sobre las ausencias lleguen a los supervisores sin importar el flujo establecido, tienes la opción de configurar esto directamente en la sección "Ausencias" dentro de los mismos "Parámetros Generales"
Sustento Legal y Aplicaciones:
En Buk existen las siguientes modalidades de aprobación de permisos: Sin Flujo de Aprobación, Aprueba Recursos Humanos, Aprueba Supervisor y Preaprueba Supervisor y aprueba RRHH. Cada una posee una metodología de aprobación de permisos con un flujo en particular que se adaptan a las diversas metodologías de trabajo de cada empresa.
Para establecer tu flujo deberás dirigirte a "Administración" (⚙️) en "Parámetros Generales" y buscar "Modo de aprobación de Permisos", define la metodología y guarda los cambios para establecer.
Ten en consideración ciertas configuraciones detalladas en la sección de "Configuraciones Generales Asociadas o Necesarias" que también jugarán parte del comportamiento de las notificaciones de las solicitudes de ausentismos. A continuación, te detallamos la funcionalidad de cada opción de flujo de aprobación:
Sin Flujo de Aprobación: En el caso de prescindir del Flujo de Aprobación, se establece que el colaborador no tendrá la facultad de solicitar permisos. En cambio, únicamente los usuarios con perfiles "RRHH" que tengan el permiso de modificación de "Asistencia" activado y/o aquellos con rol de "Administradores" estarán habilitados para registrar estas solicitudes. Cuando se registre, se enviará un correo electrónico al colaborador notificando que se ha ingresado una ausencia en su ficha.
Aprueba Recursos Humanos: En esta modalidad, cuando un colaborador solicite un permiso, se enviará automáticamente un correo a RRHH para informar sobre la solicitud. Al mismo tiempo, se generará una notificación en la sección tareas pendientes o en la campana de notificaciones en la parte superior de la pantalla, con el propósito de que el equipo de RRHH pueda revisar y decidir si aprueba o rechaza la solicitud de permiso. Una vez tomada la decisión, se enviará un correo electrónico para al colaborador solicitante el estado actualizado de la solicitud.
Aprueba Supervisor: Se le envía un correo al supervisor correspondiente y, al mismo tiempo, se creará una tarea pendiente para él. Esta tarea tiene como objetivo que el supervisor decida aprobar o rechazar el permiso solicitado. Una vez que el supervisor ha tomado la decisión, se enviará un correo electrónico para notificar al colaborador sobre el estado actualizado de la solicitud, ya sea aprobada o rechazada.
Preaprueba Supervisor y aprueba RRHH: En primer lugar, se envía un correo al supervisor y se genera una notificación en la lista de tareas pendientes o en el área de notificaciones. Esto tiene como propósito informar al supervisor sobre la solicitud de permiso por parte de su subordinado, otorgándole la opción de realizar una pre-aprobación o rechazarla.
En caso de que se pre-apruebe el permiso, su estado cambiará de "Solicitado" a "Preaprobado". En este punto, se enviará una notificación por correo electrónico al usuario de RRHH, indicándole que puede proceder con la aprobación final o el rechazo de la solicitud. Al mismo tiempo, se generará otra notificación en la lista de tareas pendientes o en la sección de notificaciones de RRHH. Asimismo, el colaborador será informado por correo electrónico acerca de la acción realizada.
En contraste, si el supervisor decide rechazar la solicitud de permiso, el estado cambiará de "Solicitado" a "Rechazado". En este caso, el colaborador recibirá un correo electrónico notificándole la decisión tomada.
Las notificaciones a las tareas pendientes o en la campana de notificaciones se visualizarán de la siguiente forma:
Por otra parte, los correos de notificaciones se visualizarán de la siguiente forma:
Con todas las consideraciones antes ya conocidas, a continuación te mostraremos el proceso de aprobación de ausencias:
Proceso:
Para poder aprobar o rechazar cualquier tipo de ausentismo, una vez que se solicite, el proceso de gestión podrá realizarse de manera individual. Cuando recibas una notificación de solicitud de ausencia, puedes dirigirte a la ficha y, desde la sección de "Asistencia", verás un registro completo de las ausencias. Dependiendo de la configuración previa, deberás definir si el permiso solicitado es "Pre-aprobado", "Aprobado" o "Rechazado". Para tomar acción, encontrarás los íconos correspondientes en el área de "Acciones".
Una vez definido, deberás esperar a que se complete el flujo, en caso de ser necesario, para que tu colaborador pueda tomar o no la ausencia solicitada.
Consideraciones por País:
- Chile: En Chile, solo los "Permisos" pueden ser solicitados, por lo que este flujo de aprobación aplica exclusivamente a los permisos.
- Colombia: En Colombia, los colaboradores pueden solicitar cualquier tipo de ausencia, ya sea "Permisos", "Licencias" o "Incapacidades". Para Licencias e Incapacidades el flujo de aprobación siempre es el mismo y no depende de la configuración que se tenga para permisos. El único que puede aprobar estas solicitudes será el perfil de RRHH (perfil debe tener permiso de modificación de Asistencia). Deberán completar ciertos campos para presentar una solicitud completa, proporcionando la información necesaria. Para "Licencias", se puede especificar el tipo y formato de la licencia, como remunerada, no remunerada, de maternidad, etc. En el caso de "Incapacidades", se elige el tipo y su correspondiente código.
- Perú: En Perú, los colaboradores pueden solicitar ausencias como "Licencias" y "Permisos". Cuando se trata de "Licencias", los colaboradores tienen la opción de ingresar el formato de la licencia al realizar la solicitud. Para las Licencias el flujo de aprobación siempre es el mismo y no depende de la configuración que se tenga para permisos. El único que puede aprobar será el perfil de RRHH (debe tener permiso de modificación de Asistencia)
- México: En México, solo los "Permisos" pueden ser solicitados, por lo que este flujo de aprobación aplica exclusivamente a los permisos.
Módulos Requeridos:
- Base: Gestión de personas.
Configuraciones Generales Necesarias o Asociadas:
La configuración general que habilita el módulo de "Tareas Pendientes" será determinante para la definir la forma en que verás la notificación desde la plataforma sobre alguna solicitud de ausencia. En caso de que quieres tenerlo activo en tu plataforma, puedes solicitarle al equipo de SAC o a tu Jefe de Proyectos que te habiliten este módulo.
A demás existen una serie de configuraciones que se ubican en las configuraciones generales capaces de que, sin importar el flujo predefinido, se notifique al supervisor en caso de una Licencia, Ausencia o Permiso de un subordinado. En caso de querer establecerlo dirígete a "Administración" en "Parámetros Generales" y en la sección de "Asistencia" encontrarás todas las opciones de notificación: "Notificar Licencias Supervisor", "Notificar Ausencias Supervisor", "Notificar Permisos Supervisor".
Palabras Claves:
Ausencias, ausentismos, ausentismo, licencia, permiso, incapacidad, solicitud, flujo, aprobación, rechazo, rechazar, aprobar, pre aprobar, opción, supervisor, subordinado, notificación, tareas pendientes, asistencia, ficha.
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