Objetivo:
El objetivo de este artículo es analizar y describir el proceso de autogestión de documentos por parte de los colaboradores en la plataforma. Se examinará cómo esta práctica permite a los colaboradores generar documentos directamente desde su ficha, teniendo en cuenta los permisos adecuados y la configuración del documento por parte del administrador. Además, se explorará cómo este proceso impacta en la eficiencia del acceso a documentos y en la satisfacción de los colaboradores.
Alcance / Limitaciones:
Este artículo tiene como objetivo proporcionar una guía detallada tanto para colaboradores como para administradores, con el propósito de explicar el proceso de gestión y autogeneración de documentos en el ámbito empresarial. Se describen en detalle las configuraciones necesarias que los administradores deben llevar a cabo para permitir que los colaboradores gestionen de manera autónoma y exitosa sus documentos, un requisito esencial en este proceso.
Es fundamental tener en cuenta que, para los perfiles de tipo "Normal", que es el perfil predeterminado para los colaboradores, deben otorgarse ciertos permisos para acceder a la pestaña de "Documentos". Estos permisos son indispensables para que los colaboradores puedan visualizar y generar sus propios documentos de manera eficiente. La explicación de este proceso se menciona a continuación:
Sustento Legal y Aplicaciones:
La práctica de la autogestión de documentos se ha convertido en una tendencia común en numerosas empresas, impulsada por sus notables beneficios en términos de eficiencia operativa y reducción de costos administrativos. Esto conlleva a una administración de recursos más efectiva y contribuye a una mayor satisfacción tanto de los colaboradores como de los departamentos de Recursos Humanos o Personas. En Buk ofrecemos esta valiosa herramienta la cual se encuentra respaldada por las bases legales de firma electrónica y acceso a la información relacionada con documentos.
Es relevante destacar que, para que un documento pueda ser autogenerado, la configuración de las plantillas recae en el administrador de la plataforma. Este proceso se lleva a cabo mediante la configuración de las plantillas de documentos correspondientes. El administrador, para habilitar esta función, debe acceder a "Administrativo" en el módulo de "Documentos y Firma" en la sección de "Plantillas", en esa visual, deberá buscar la plantilla deseada y presionar sobre "Editar". Luego, en la sección de "Autogestión", marcar la casilla de "Puede ser autogestionable por el Colaborador". Una vez realizados estos ajustes, es importante guardar los cambios para que la autogestión esté disponible para los colaboradores.
Por otra parte, en el perfil "Normal" es esencial garantizar el acceso a la pestaña de "Documentos". Esta configuración se realiza y verifica en la sección de "Administración" (⚙️) dentro de la configuración de "Usuarios y Perfiles". En la pestaña de "Perfiles", encontrarás el botón para "Configurar el Perfil Normal". Aquí, es necesario asegurarse de que la casilla de "Documentos" esté marcada, lo que permitirá a los colaboradores en el perfil "Normal" (colaboradores) visualizar y generar documentos de manera efectiva.
Una vez listo, ya los colaboradores podrán gestionar sus documentos, cuyo procedimiento se detalla a continuación:
Proceso:
Para facilitar el acceso a documentos y certificados, los colaboradores tienen dos opciones disponibles. Pueden solicitar la documentación necesaria al departamento de Recursos Humanos o tomar autogestionar el documento. La autogestión implica que los colaboradores pueden generar documentos directamente desde su ficha, siempre y cuando cuenten con los permisos de perfil (normal) adecuados y cuando el documento se haya establecido por parte del administrador como "autogestionable".
Una vez revisado el punto anterior, los colaboradores pueden dirigirse a su perfil y acceder a la pestaña de "Documentos". Allí, podrán dar click en la opción de "Generar Archivos" y seleccionar la plantilla que desean gestionar dentro de las opciones disponibles para autogenerar.
Al seleccionar el documento deseado, se les pedirá que proporcionen cualquier información adicional requerida y que elijan los firmantes por parte de la empresa en caso de ser necesario. Una vez que se ha completado este proceso, los colaboradores pueden obtener el archivo deseado al hacer click en el botón de "Generar Documento".
El documento será visible en la misma pestaña de "Documentos" el cual podrá revisarlo y/o descargarlo.
Te dejamos un listado de documentos que generalmente se disponibilizan a los colaboradores para su autogeneración y descarga:
- Certificado de Antigüedad.
- Certificado Solicitud Estudios.
- Certificado de Renta.
- Solicitudes de permisos y/o vacaciones.
- Certificado Laboral.
Módulos Requeridos:
- Base: Gestión de personas.
Palabras Claves:
Autogestión de documentos, perfil normal, documentos, certificados, firma electrónica, certificado de renta, colaborador, administrador, ficha, autónomo, procesos, digitalización, acceso, automatización.
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