Objetivo:
El principal propósito de este artículo es proporcionar a los colaboradores una guía para la utilización de una herramienta autónoma para la generación de documentos y certificados laborales esenciales, directamente desde su ficha en el sistema. Esto busca fomentar la eficiencia y ahorrar tiempo al reducir la dependencia de los departamentos de recursos humanos o personas para tareas administrativas básicas. El proceso está diseñado para ser intuitivo y accesible, asegurando que los usuarios puedan obtener fácilmente los documentos necesarios, tales como certificados de renta, antigüedad y otros, ajustados a las normativas locales de diferentes países.
Alcance / Limitaciones:
Este artículo está dirigido a los colaboradores para servir de guía en el proceso de autogestión en la generación y descarga de diversos documentos y certificados laborales desde su ficha. Sin embargo, el proceso tiene algunas limitaciones. La disponibilidad de esta función de autogeneración depende de que los administradores de la plataforma la habiliten para los colaboradores. Si como usuario no puedes acceder a las opciones necesarias o tiene dudas acerca del proceso, deberás dirigirte al equipo de recursos humanos o personas de tu empresa para obtener asistencia. Además, considera que el proceso está sujeto a los requerimientos locales de cada país, lo que puede influir en los tipos de documentos disponibles para generación.
Proceso:
Para iniciar el proceso, dirígete desde "Tu compañía" o haciendo click al ícono de la casa a tu ficha personal en el sistema, seleccionando la opción “Mi Ficha”.
Dentro de tu ficha, encuentra y accede a la sección “Documentos”. Aquí verás la opción “Generar Archivo”, haz click en ella y se desplegará una lista de diferentes tipos de documentos que puedes generar, variando según el país.
Encontrarás documentos adaptados a las normativas, necesidades locales y otros documentos que pueda disponibilizar tu empleador. Por ejemplo, podrás seleccionar “Certificado de Renta”, “Certificado de Antigüedad”, "Certificado Laboral", "Certificado de ingresos y retenciones" o "Liquidación de contrato" según aplique y corresponda.
Al elegir el documento que deseas generar, el sistema te ofrecerá la opción de hacerlo visible; selecciona esta alternativa para asegurarte de poder visualizarlo de manera adecuada. Asimismo, si el documento requiere alguna configuración de firmas, se mostrarán los nombres de los usuarios que estamparán su firma en el documento.
Una vez confirmes tu selección procede a presionar el botón de "Generar Documento", el sistema procesará tu solicitud y posteriormente, el certificado recién generado se almacenará de forma automática en la carpeta “Certificados”. Dirígete a dicha carpeta, busca tu certificado, descárgalo y estará listo para ser utilizado según tus necesidades.
Es importante mencionar que los certificados de vacaciones se generan y guardan automáticamente en la carpeta "Vacaciones" una vez que estas han sido aprobadas. Si necesitas acceder a ellos, simplemente haz clic en dicha carpeta.
Con estos sencillos pasos, podrás autogestionar y obtener los certificados que necesites de forma rápida y eficiente.
Palabras Claves:
Documentos, autogenerar, certificado, colaborador, ficha, autogestionar, plantilla, firma.
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