Objetivo: 

El objetivo de este artículo es guiarte en el proceso de carga de participantes para una encuesta de clima, ya sea de manera manual o masiva.  También cubre cómo validar que los grupos cumplan con el criterio de visualización de al menos 4 respuestas para proteger el anonimato. Además, proporciona instrucciones para trasladar participantes entre subáreas o crear nuevos grupos si es necesario.


Proceso en Plataforma: 

Una vez que hayas configurado el formulario de la encuesta y revisado la configuración general, y hayas hecho clic en "Guardar y Seguir", serás redirigido a la sección de Participantes. Aquí podrás cargar la lista de colaboradores a quienes enviarás la encuesta de clima


Antes de cargar participantes a la encuesta, revisa los siguientes artículos para aprender a crear la encuesta, configurar el formulario y revisar las configuraciones generales:
- I. Cómo crear una encuesta de Clima: Formulario
- II. Cómo crear una encuesta de Clima: Configuración general


Podrás cargar participantes de forma manual o masiva. Para hacerlo, haz clic en "Agregar participantes" y selecciona el método de carga que prefieras.



Carga de participantes manualmente: 

Para cargar participantes de forma manual, selecciona a los colaboradores desde la pestaña "Seleccionar participantes". Puedes utilizar las columnas para filtrar a los colaboradores o el filtro desde el ícono superior. Una vez que hayas seleccionado a los participantes, haz clic en "Agregar Selección". Te recomendamos aumentar el número de registros mostrados para visualizar todos los participantes en una sola página.



Después de seleccionar a los colaboradores, los encontrarás en la pestaña "Participantes seleccionados". Para finalizar el proceso, haz clic en "Guardar y seguir". Serás dirigido automáticamente a la sección de Validación.




Carga de participantes masivamente:

Para importar participantes de forma masiva, deberás utilizar un archivo Excel proporcionado como plantilla. A través de este importador podrás cargar a los participantes de la encuesta creando la estructura de reportería  a medida. Debes tener en cuenta que la visualización de éstos, estará sujeta a cumplir con el criterio de 4 respuestas. Antes de descargar el archivo selecciona la profundidad de los grupos de clima con los que descargará el template.

En el archivo Excel, completa las filas con la información de los colaboradores, incluyendo sus números de documento, y la división, área y subáreas a las que pertenecen. Recuerda que al asignar subáreas o grupos de clima, estarás buscando o creando estos grupos. Por lo tanto, cualquier diferencia en los nombres puede resultar en la creación de reportes diferentes.



Validación:

Después de cargar a los participantes utilizando cualquiera de las dos formas, serás dirigido a la sección "Validación". En esta sección, deberás revisar si las subáreas o grupos cumplen con el criterio de visualización. Este criterio establece que para obtener resultados de una subárea o grupo específico, debes tener al menos 4 respuestas; de lo contrario, no podrás ver los resultados para proteger el anonimato de los participantes.

En la pestaña "Grupos", encontrarás la tabla "Subáreas", donde podrás revisar la cantidad de participantes en cada grupo. En la columna "Criterio de visualización", podrás verificar si cada grupo cumple con el criterio requerido. Además, puedes usar la pestaña "Detalle áreas" para revisar la información a través del organigrama



Si algún grupo o área no cumple con el criterio, podrás trasladar participantes de una subárea a otra o crear nuevos grupos desde la sección "Participantes". Estas modificaciones son solo para efectos de la encuesta y no afectarán la información en las fichas de los colaboradores ni el organigrama de la organización.


Para trasladar participantes, haz clic en '"Trasladar participante" en la columna "Acciones" y selecciona el grupo al que se trasladará el participante. También puedes hacer una selección múltiple y, desde el botón "Acciones", trasladar a varios participantes a la subárea deseada.


También puedes crear nuevos grupos para trasladar a los participantes que no cumplen con el criterio. Para hacerlo, selecciona a los colaboradores y, desde el botón "Acciones", elige "Crear nuevo grupo". Asigna un nombre al nuevo grupo y elige si dependerá de una área existente con la opción "Crear desde una vertical existente", seleccionando el nivel y el nombre del área, o si deseas crear un área completamente nueva con la opción "Crear desde una nueva vertical"




Después de realizar las modificaciones, podrás revisar los cambios en "Subáreas". Los grupos o subáreas que queden vacíos tras los traslados de participantes serán eliminados de la encuesta una vez que esta haya comenzado.



Para finalizar las configuraciones, haz clic en 'Guardar y Seguir'. ¡Y listo! Ahora estás preparado para iniciar la encuesta y permitir que los colaboradores comiencen a responder.


Revisa el siguiente artículo para aprender cómo dar inicio a la encuesta y monitorear su avance:
-  Cómo iniciar una encuesta y monitorear su avance



Módulos Requeridos:

  • Base: Gestión de personas
  • Módulos: Encuestas


Palabras Claves: 

Encuestas, clima, participantes, colaboradores, validación, áreas, criterio de visualización


También te puede interesar: 

I. Cómo crear una encuesta de Clima: Formulario
II. Cómo crear una encuesta de Clima: Configuración general  
Cómo iniciar una encuesta y monitorear su avance




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