Revisa aquí las nuevas funcionalidades del módulo de Onboarding y como configurarlas
Ahora podrás iniciar los proceso de onboarding desde un proceso de selección y preparar la llegada de este nuevo colaborador de manera anticipada a través del pre-onboarding.
También podrás crear plantillas de correo y automatizar el envío de estos, para mantener la comunicación y entregar contenido corporativo
I. Proceso de Onboarding desde Selección
1. Iniciar Proceso:
En el módulo de selección, tendrás la opción de avanzar a un candidato a la etapa de contratados, lo que dará inicio al proceso de Onboarding.
Todos los procesos de selección terminan en onboarding con su proceso en estado pendiente.
Para revisar debes ir a barra lateral → Talento → Onboarding → Procesos
Para iniciar el proceso, los campos de nombre, correo, encargado de onboarding y fecha de ingreso vendrán por defecto, deberás elegir la plantilla del proceso y la plantilla de pre ingreso, las cuales deben estar previamente configuradas.
2. Flujo de Preingreso:
Al iniciar el proceso de onboarding, se dará inicio al flujo de preingreso. El preingreso es un flujo de workflow que consta de dos etapas.
i. Envío formulario al nuevo colaborador:
Este formulario tiene los campos obligatorios para la creación de su ficha. Podrás agregar atributos personalizados de ser necesario.
Este formulario le llegará al nuevo colaborador a su correo personal:
Una vez que el nuevo colaborador responde al formulario, se da inicio a la segunda etapa del proceso.
ii. Asignar plantilla Alta:
Cuando haya respondido se notificará a quien se defina en la segunda etapa que debe revisar la información y elegir una plantilla de Alta.
Al aprobar esta etapa se da inicio al workflow de alta que tiene como finalidad la creación automática de la ficha del nuevo empleado
II. Creación de contenido
Dentro de la administración del módulo podrás crear plantillas de procesos que llevarán tareas, correos y formulario de pre ingreso.
1. Plantillas de preingreso:
Estas plantillas permiten solicitar información al nuevo colaborador para agregarla a su ficha.
Luego de que el colaborador complete el formulario, el administrador de solicitudes o quien se haya definido en la segunda etapa validará la información y se iniciará un flujo de alta para crear la ficha. Este flujo se activará automáticamente al iniciar un proceso de onboarding con la plantilla elegida.
Podrás crear tus propias plantillas de preingreso con los flujos que necesites o utilizar la plantilla que viene por defecto
Crear plantilla de Pre ingreso personalizada:
Debes hacer click en Crear plantilla de proceso, asignarle un nombre a la plantilla y elegir el tipo Pre-ingreso
La plantilla consta de 3 etapas:
1. Envió formulario al nuevo colaborador
2. Asignar plantilla de alta
3. Gatillador: Creación de workflow de alta
Etapas
i. Permisos: Podrás elegir quién debe operar las etapas del flujo
ii. Campos: Puedes agregar campos adicionales a los requeridos como atributos personalizados:
iii. Notificaciones: Podrás crear notificaciones según el estado de las etapa para que el envio sea automatico
2. Plantillas de correo
Puedes crear plantillas de correo para programarlas y asociarlas a las plantillas de procesos
Al crear plantillas de correo deberás
i. Programar el envío: el envío automático puede ser para días/semanas antes o después de la fecha de ingreso del nuevo colaborador
ii. Seleccionar al destinatario: Puede ser el nuevo empleado, el encargado del proceso o una dirección de correo
3. Plantilla de proceso:
Al crear plantillas de procesos deberás crear las tareas del proceso con sus respectivos encargados y asociar las plantillas de preingreso y correos
Podrás programar las tareas para antes o después de la fecha de ingreso del nuevo colaborador
Asociar plantilla de correo a plantilla de proceso:
Y listo, tus plantillas de procesos estarán listas para ser usadas
Recuerda, si necesitas ayuda o tienes alguna duda puedes contactarnos a través de nuestro chat o correo, ¡Felices te ayudamos! 