Objetivo:
El propósito de este artículo es proporcionar un paso a paso detallado sobre la gestión de las políticas de vacaciones dentro de Buk, permitiendo a los administradores y gestores de recursos humanos una administración eficiente y clara de los días de vacaciones de sus colaboradores. Se busca garantizar que tanto para un sólo empleado como para un grupo grande, se pueda asignar, modificar o visualizar las políticas de vacaciones y que esto sea un proceso fluido y sin errores.
Alcance / Limitaciones:
Dentro de Buk, las empresas tienen la flexibilidad de personalizar su gestión de vacaciones, adaptándolas tanto a las particularidades propias de su organización como a las regulaciones laborales específicas de Perú. El artículo aborda el proceso de gestión de vacaciones en Buk, desglosando dos enfoques distintos: el individual, donde se maneja la información de un colaborador en particular, y el masivo, que se orienta hacia la manipulación de datos de múltiples colaboradores simultáneamente. Es importante subrayar que, aunque el importador masivo es una herramienta poderosa para incorporar nuevas políticas, no está diseñado para modificar políticas ya establecidas. Para esto, existe el modificador masivo, que tiene la capacidad de alterar las políticas existentes pero no de añadir nuevas. Además, cabe mencionar que Buk realiza cálculos automáticos basándose en las fechas, datos introducidos y particularidades del tipo de contrato laboral y/o régimen tributario (modalidades formativas, contrato a tiempo parcial y/o régimen MYPE), facilitando así la labor administrativa.
Sustento Legal y Aplicaciones:
El Decreto Legislativo N° 713 establece que "las vacaciones legales representan el derecho al descanso remunerado que el colaborador tiene tras un año completo de servicio" (Presidencia de la República del Perú, 1991, Artículo 10). En contraste, los días de devengue de vacaciones puede variar en función al tipo de contrato laboral o al tipo de régimen tributario. Este artículo se enfoca en cómo utilizar Buk para gestionar las políticas de vacaciones. Es esencial recordar que, si bien las herramientas facilitan la administración de las vacaciones, la responsabilidad legal recae sobre la empresa y sus gestores. Es recomendable que las empresas consulten regularmente las actualizaciones legales y verifiquen que sus políticas internas estén en conformidad.
Proceso en Plataforma Individual:
1. Asignación de políticas de vacaciones:
Para gestionar las vacaciones de un empleado, accede a su ficha, luego presiona sobre la pestaña de "Vacaciones" y después en "Asignación". Al hacerlo, se abrirá un cuadro de diálogo.
Si es la primera vez que asignas una política, sólo verás las políticas que tienes configuradas como predeterminadas. Este cuadro refleja la configuración de vacaciones del mes activo en Buk, usando como ejemplo mayo 2024.
Para asignar una nueva política y/o tipo de vacación deberás completar los siguientes campos:
- Tipo de Vacaciones: Selecciona el tipo de vacación que deseas asignar.
- Política de Vacaciones: Elige la política correspondiente (ejemplo: Part time o full time).
- Fecha Inicio Vigencia: Esta es la fecha desde la cual el colaborador comenzará a acumular sus días de vacaciones. Puedes establecer una fecha desde su ingreso en adelante, pero nunca una fecha anterior a su ingreso a la empresa. Si no seleccionas una fecha, se usará automáticamente su fecha de ingreso.
- Fecha de Desasignación: Representa el día en el que el colaborador deja de acumular días de vacaciones. No necesitas llenar este campo a menos que desees que el colaborador deje de acumular días en una fecha específica. Si decides quitar una política, marca una fecha de desasignación para que el sistema calcule cuántos días de vacaciones le corresponden hasta ese momento.
Si necesitas agregar otra política de vacaciones, haz clic en el ícono "+" y te encontrarás nuevamente con los 4 campos para completar. Luego de rellenarlos, presiona "Guardar".
Después de completar la información Buk calculará automáticamente los días de vacaciones que el colaborador ha acumulado desde su última fecha de asignación o "Fecha de Inicio de Vigencia", por ejemplo, el 01-04-21.
Es importante mencionar que si estableces una fecha de desasignación en el futuro, como el 31-05-2024 en nuestro ejemplo, Buk calculará y otorgará los días de vacaciones proporcionales entre la Fecha Inicio Vigencia y la Fecha de Desasignación cuando llegue ese día. Si la fecha no ha llegado, el saldo de días de vacaciones será 0. Por el contrario, si eliges una Fecha de Desasignación que ya ha pasado, Buk calculará y otorgará de inmediato los días de vacaciones proporcionales que le corresponden al colaborador.
De esta forma podrás asignar y/o editar tu política de vacaciones de forma individual.
Finalmente, es importante tomar en cuenta que si anulamos el cese de un colaborador, se deberá volver a asignar la politica de vacaciones según sea necesario a la ficha correspondiente.
Proceso en Plataforma Masivo:
Hay dos herramientas clave para homologar el flujo individual: El Importador y el Modificador de "Asignación Políticas de Vacaciones". Estos servirán para cargar la información por primera vez y para modificar la información existente respectivamente.
En primer lugar, para acceder al importador dirígete a "Información", después a "Importadores" y luego presiona "Importadores". En esta visual ubica el importador de "Asignación Políticas de Vacaciones". Al hacer click, se abrirá un cuadro con las instrucciones para la carga.
Con este importador puedes añadir nuevas políticas de vacaciones, pero no editar las ya existentes. Si lo comparamos con el flujo individual, esta herramienta te proporciona la función del botón "+".
Al descargar el plantilla debes completar:
- DNI: Ingresa el Número de Documento o DNI del Empleado respetando el formato: 12345678.
- Código de Ficha: Ingresa el código de ficha del colaborador, por ejemplo "F1".
- Código de política: Debe coincidir con una opción en la pestaña "Listas" ubicada en el template.
- Fecha Inicio Vigencia: Fecha desde la que el colaborador acumula días de vacaciones. Si dejas el campo vacío, se usará la fecha de ingreso del colaborador.
- Fecha de Desasignación: Indica cuando el empleado deja de acumular días. Si decides quitar una política, marca esta fecha.
Tras completar la plantilla, haz clic en "Seleccionar archivo" y sube el documento. La información se mostrará en la ficha del empleado.
En este punto, es importante tener en cuenta que para los casos de nuevos colaboradores, la política marcada por defecto vendrá asignada desde la importación del importador de "Trabajos" . Si se desea cambiar la política por defecto, se deberá indicar la política deseada en el importador "Asignación Políticas de vacaciones" (modificador), es importante que antes de usar el template modificador, el trabajador cuente con la información de trabajos asignada.
Por otra parte, si deseas editar las políticas asignadas dirígete a "Información", después a "Importadores" y luego presiona "Importadores". En esta visual ubica el importador de "Asignación Políticas de Vacaciones" (modificador). Al hacer click, se abrirá un cuadro con las instrucciones para la carga.
Este permite editar políticas ya existentes, pero no añadir nuevas. Y también permite desasignar masivamente. Si lo llevamos al flujo individual este importador te da acceso modificar los campos Fecha Inicio Vigencia, Fecha de Desasignación, Tipo de Vacaciones y Política de Vacaciones de las políticas ya asignadas.
Al descargar el template, verás todas las políticas del mes activo en Buk. Este archivo traerá toda la información visible en el modal más el Número de Documento y el código de Ficha de los colaboradores.
Dentro del template, modifica lo necesario y luego sube el archivo desde la opción de "Seleccionar Archivo". Las modificaciones realizadas se visualizarán en cada ficha del colaborador.
De esta manera, podrás asignar y/o editar tus políticas de vacaciones de forma masiva.
Módulos Requeridos:
- Base: Gestión de personas esencial.
Palabras Claves:
Vacaciones, políticas de vacaciones, devengar vacación, asignar vacación, cálculo de vacaciones, vacaciones legales, desasignación de vacaciones.
También te puede interesar:
Reportería saldo de vacaciones por periodos
Configuración de tipos de vacaciones
Crear nuevas políticas y tipos de vacaciones
Recuerda, si necesitas ayuda puedes contactarnos a través de nuestros canales de atención.
Chat | Teléfono | Correo.
¡Felices te ayudamos!
