Objetivo: 

El objetivo de este manual es guiar a los usuarios a través del proceso de configuración de una plantilla de rendición de gastos en el módulo de Workflow. Además, se detalla cómo crear ítems de rendición de gastos y llevar a cabo el proceso completo de rendición, incluyendo la aprobación por parte de diferentes áreas y el pago masivo bancario. Este documento busca asegurar que los usuarios puedan utilizar eficientemente la plataforma para gestionar de manera correcta y ordenada las rendiciones de gastos dentro de la organización.


Alcance / Limitaciones: 

Este manual cubre exclusivamente los pasos necesarios para configurar plantillas de rendición de gastos en el módulo de Workflow, la creación de ítems informativos para rendiciones de gastos, y el proceso de rendición desde la solicitud hasta el pago final. No se incluyen otros tipos de configuraciones o funcionalidades del módulo de Workflow ni del módulo de Remuneraciones/Nómina. Tampoco abarca integraciones con sistemas externos no especificados ni procesos que requieran personalización avanzada fuera de lo configurado en las opciones estándar de la plataforma.


Definiciones:  

  • Plantilla de Rendición de Gastos: Documento preconfigurado en la plataforma que permite a los colaboradores ingresar y gestionar solicitudes de reembolso de gastos.
  • Workflow: Módulo de la plataforma que permite configurar y gestionar flujos de trabajo, incluyendo etapas, permisos, dependencias y notificaciones.
  • Ítem Informativo: Elemento dentro del módulo de Remuneraciones/Nómina que se utiliza para registrar información relevante sobre rendiciones de gastos, sin que esta sea considerada como renta del colaborador.
  • Etapa: Fase dentro del flujo de trabajo en la que se realizan acciones específicas, como la aprobación o modificación de una solicitud.
  • Solicitud: Proceso iniciado por un colaborador para la rendición de gastos, que sigue el flujo de trabajo configurado hasta su aprobación y pago.


Proceso en Plataforma Individual: 


Configurando plantilla de rendición de gastos:

En los siguientes puntos te detallamos el paso a paso a seguir en la plataforma para crear la plantilla de rendición de gastos en el módulo de workflow.


1. Accede a las configuraciones de Workflow, mediante el menú Administrativo, sección de colaboradores, subsección de solicitudes y haz click en el botón configuración.



2. Selecciona el botón Crear Plantilla para iniciar el proceso de creación.



3. Ingresa el nombre que desees para la plantilla y en la variable “Tipo” selecciona flexible.




4. A mano izquierda del formulario podrás configurar la cantidad de etapas que estimes conveniente para cumplir con el flujo de trabajo establecido en los procedimientos de tu organización haciendo click en “Agregar Etapa".




5. A mano derecha deberás configurar el formulario de la etapa, los permisos de los participantes de esa etapa, las dependencias de la etapa y las notificaciones que estimes necesarias que se gatillen por dicha etapa.



6. En la etapa llamada “Final del Flujo Flexible” deberás seleccionar el botón “Añadir Acción” en la sección “Acciones”.



6.1. En la sección de “Punto de integración” selecciona “Remuneraciones” / “Nómina” y en la de “Acción a realizar” selecciona “Asignar un ítem Informativo”. A continuación selecciona guardar. 


Esto último se realiza para que el ítem no sea considerado como renta del colaborador a minuto de hacer su declaración de impuestos.



6.2. Asegúrate de incorporar los campos necesarios del ítem a asignar en la etapa cuyos permisos correspondan a un perfil que cumpla con las condiciones de poder modificar empleados y asignar ítems.




Para las etapas mencionadas consideramos la siguiente configuración:


1. Etapa "Solicitante":

1.1. Formulario: Consideramos para este ejemplo nosotros consideramos la creación de 4 campos del formulario como “Campo Libre”, los cuales fueron:

  • Respaldo Rendición (PDF con todas las boletas) - Tipo Archivo.

  • Fecha de Rendición - Tipo Fecha.

  • Concepto de Rendición - Tipo Lista.

  • Monto a Rendir - Tipo Numérico.



1.2. Permisos: Consideramos todos los cargos y áreas para habilitar el formulario a todos los colaboradores.



2. Etapa "Aprobación Jefatura":

2.1. Formulario: Consideramos los mismos campos de la etapa anterior, pero con estado de lectura únicamente.



2.2. Permisos: Consideramos los cargos que corresponden a jefaturas según nuestra estructura jerárquica y seleccionamos la funcionalidad de “Definir aprobador de área/cargo específico según jerarquía del solicitante” con la finalidad de que la jefatura que pueda aprobar esta etapa corresponda al supervisor del solicitante.




2.3. Dependencias: Consideramos la configuración que viene por defecto al crear una nueva etapa, que es que se gatille al aprobarse la etapa anterior.




3. Etapa "Aprobación RRHH":

3.1. Formulario: Consideramos todos los campos involucrados en la solicitud, dándole lectura de los campos flexibles y edición obligatoria de los campos del ítem.




3.2. Permisos: Consideramos a un solo cargo aprobador de esta etapa, el cual tiene asignado un perfil que le permite modificar empleados y asignar ítems.




3.3. Dependencias: Consideramos la configuración que viene por defecto al crear una nueva etapa, que es que se gatille al aprobarse la etapa anterior.




4. Etapa "Final del Flujo Flexible":

4.1. Acciones: Consideramos la integración de ítem informativo.




4.2. Dependencias: Consideramos la configuración que viene por defecto al crear una nueva etapa, que es que se gatille al aprobarse la etapa anterior.




5. Último Paso: Después de realizar todas las modificaciones de tu plantilla, recuerda apretar el botón “Guardar”.




Configurando ítem de rendición de gastos:


En los siguientes pasos te detallaremos el proceso de como crear el ítem necesario para llevar el proceso de rendición de gastos en la plataforma.


1. Accede a crear un ítem informativo haciendo clic en el módulo de Remuneraciones / Nómina, sección Ítems y subsección otros. Haz click en el botón nuevo y selecciona la opción informativo.



2. Registra un nombre para el ítem a utilizar, selecciona la opción de “Distinto por Persona” en el apartado Monto a Asignar y haz click en la variable monto en la sección Item.



3. Recuerda desplazarte hacia abajo y seleccionar el botón “Guardar”.



Realizando proceso de rendición de gastos:

En los siguientes pasos te detallaremos el como realizar los procesos se rendición de gasto según la plantilla que creamos en los pasos anteriores:


1. El colaborador debe ingresar al menú administrativo en la sección de soluciones. Una vez ahí debe hacer click en “Crear solicitud”.



2. Una vez dentro del modal de Nuevo proceso, debe seleccionar la plantilla disponibilizada según el nombre establecido por la organización, en este caso, Rendición de Gastos - Plantilla.



3. Selecciona el nombre de la persona a la cual se le deba pagar la rendición e ingresa los campos disponibles. En este caso tenemos que ingresar el monto a rendir, indicar cual es el concepto que se está rindiendo, adjuntar el archivo con los comprobantes de respaldo e indicar la fecha en la que estoy realizando la rendición. Posterior a esto, se debe seleccionar el botón “Solicitar”, con esto, se da inicio a la solicitud.



4. La jefatura asociada debe ingresar al módulo administrativo, sección colaboradores, subsección solicitudes y seleccionar la solicitud asociada a la rendición de gastos. Una vez desplegada la solicitud, debe seleccionar la etapa que desea revisar.



5. Una vez dentro de la etapa a aprobar, la jefatura podrá descargar el archivo adjunto con el respaldo de la rendición y decidir si devolver el flujo al solicitante, pudiendo dejarle comentarios del por que de la devolución; rechazar la solicitud, lo que finalizaría el proceso de rendición; o aprobar la rendición de gastos.



6. Una vez aprobada la rendición de gastos, la contraparte designada de rrhh debe ingresar al módulo administrativo, sección colaboradores, subsección solicitudes y seleccionar la solicitud asociada a la rendición de gastos. Una vez desplegada la solicitud, debe seleccionar la etapa que desea revisar.



7. Una vez dentro de la etapa a aprobar, la contraparte de rrhh deberá seleccionar el ítem informativo configurado para este caso de uso, indicar el monto a pago y seleccionar el periodo entre cual se le pagará al colaborador la rendición, todo esto en relación a la información entregada por el colaborador y aprobada por la jefatura. Aquí deberá decidir si devolver el flujo al solicitante, pudiendo dejarle comentarios del por que de la devolución; rechazar la solicitud, lo que finalizaría el proceso de rendición; o aprobar la rendición de gastos.



8. Una vez aprobada la etapa de la rendición asociada a rrhh, esta pasará a un estado de Aprobado y se gatilla la asignación del ítem informativo asociado al flujo.



9. Podemos revisar que la asignación del ítem informativo se haya realizado yendo a la ficha del empleado en la sección de ítems, subsección otros.



Pago de las rendiciones de gastos:

En los siguientes pasos te detallamos el proceso de cómo pagar las rendiciones de gasto mediante el uso del pago masivo bancario que tienes disponibilizado en tu plataforma.


1. El administrador debe ingresar al módulo de Remuneraciones / Nómina, sección de procesos y seleccionar el periodo en el cual fue asignado el ítem informativo. Una vez dentro del periodo debe seleccionar del proceso general el botón “Otros pagos”.



2. En el modal de “Descarga de transfer bancario”, debe seleccionar “Transfer bancario por ítem” en el Tipo de Transfer y en el Ítem, seleccionar el ítem usado para el flujo de solicitud de rendición de gastos. Con esto listo, debe hacer click en el botón Descargar.



3. El archivo descargado será un ZIP el cual incluirá un archivo por cada institución bancaria que haya sido configurada en la información personal de los colaboradores que tengan asignado este ítem.


4.Ahora debes adjuntar este archivo en la sección de carga masiva de tu banco pagador y proceder con el pago.



Módulos Requeridos:

  • Base: Gestión de Personas Esencial
  • Addons: Workflow


Configuraciones Generales Necesarias o Asociadas:

Verifica con el equipo de SAC o Proyectos que la configuración general de "Habilitar Workflow" esté activada para comenzar a trabajar en los procesos.


Palabras Claves: 

Rendición de Gastos, Workflow, Gastos, Rendición.



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